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 株式会社ユウトハンズ
 〒150-0042 東京都渋谷区宇田川町2-1
 渋谷ホームズ1307
 Tel.03-5489-8088 Fax.03-5489-8090
 

ofisukkiri

こんなことでお困りではありませんか?
1.担当者がいないと文書がみつからない
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2.文書が増えすぎてオフィスが手狭になる

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3.紙文書と電子文書がバラバラ

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こんな事でイライラした経験はありませんか?
やれそうでやれないのが親孝行と文書管理!
もう無理だと思っている方へ朗報!
「スッキリ隊」が全ての実務を代行致します。
1.メールやFAX、郵送作業などに多くの時間を取られる
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2.システムが連動せず、二度打ち・探し物が多い

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3.クラウドサービスには大量の文章を置けない

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(オフィスッキリが選ばれる理由 ⇒ クリック )


今まで文書管理が普及しなかった理由…、ユウトハンズの文書管理サービスとは…
1.文書管理が普及しないワケ
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2.ユウトハンズの文書管理とは

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3.オフィスッキリとは(案件が主役の文書管理ソフト)

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4.儲けを産み出すバックオフィス
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5.まずは無料診断

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「オフィスッキリ」が選ばれる理由
1.すべての情報を集約し、紙も電子もワンボタン!!
  契約書更新の場合ならば、前回の契約書が紙・電子ともにすぐ見つかり、新しい契約書をワンボタンでメール添付して送信できます。メール送信の際は、顧客のメールアドレスや顧客名までメーラー画面に自動入力されるため、作業が短時間で終わり誤送信もありません。FAX送付状作成や、契約書の原本を郵送するための住所ラベル印刷など紙媒体もワンボタン!!  電子、紙を問わず、作業履歴が残るのもポイントです。
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2.既存システムと連携し、自由に機能拡張できる

  オフィスッキリを「窓口」とすることで、御社の基幹業務システムが、顧客管理システム(CRM)や、Webサービス、メーラーなどとスムースに連携するようになります。「長年欲しかったあの機能」を実現します。

【オフィスッキリ 業務改善シリーズ 導入前】
(1) 紙文書・電子文書が同じ台帳に登録されておらず、検索する仕組みがない
(2) 紙文書・電子文書が個人管理されており、作成者が文書を紛失したらもう探せない
(3) スケジュールなどの情報がチーム間で共有されておらず、担当者がいないと話が進まない
(4) 基幹システムの顧客データを、タックシール印刷など様々な用途で再利用できない
(5) 基幹システムの顧客データを、Webサービスと連動できない
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オフィスッキリ 業務改善シリーズ 導入後
(1) 紙文書・電子文書が同じ台帳に登録され、瞬時に検索できる
(2) 紙文書・電子文書が組織管理されており、作成者のパソコンから文書が紛失しても検索できる
(3) スケジュールなどの情報がチーム間で共有されており、担当者がいなくても話が進む
(4) 顧客データが、基幹システム、文書管理システム、グループウェアで共有化されている
(5) 様々なデータがWebのサービスと連動している

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3.大量の文書や機密文書をクラウドサービスと連動!!

  26  サーバークライアントシステムですので、クラウドサービスに不向きな大量のデータや機密文書を、高速・確実に処理します。一方、顧客データなどはクラウドサービスとリアルタイム連携して、オフィスッキリ側で利用できます。TPOを使い分けることで、大量の文書や機密文書をスムースに扱えます。

4.文書管理ソフト「オフィスッキリ」の全機能が使える
    電子文書と紙文書を、一つの台帳で検索・管理できる文書管理ソフト「オフィスッキリ」の全機能が使えます。子文書はドラッグ&ドロップするだけで、入力項目のほぼ全てを自動入力(特許取得)。紙文書は数カ所の入力だけで台帳登録できます。電子文書 も紙文書も一つの台帳で管理でき、「捨てる仕組み」が作れます。「ありそうでなかった便利なソフト」と、高い評価をいただいています。
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「オフィスッキリ」の主な機能
1.ワンドラッグで台帳登録(特許取得)
    特許を取得した「自動入力システム」により、電子文書はフォルダごとドラッグ&ドロップするだけで台帳登録!! 入力の手間はゼロです。さらにファイルサーバーへ自動でコピーされます(後述)。紙文書の場合は、数カ所入力すれば台帳登録完了!!
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2.ハイブリッド管理

    紙文書は電子化しなくても、電子文書と同じ画面で管理や検索が可能です。そして紙文書、電子文書だけでなく、書籍や図面などあらゆる情報を同時に管理できるのが、オフィスッキリの魅力です。
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3.電子文書を自動バックアップ

    ドラッグ&ドロップした電子文書は、台帳へ自動登録後、自動でファイルサーバーへバックアップ。台帳とファイルサーバーの内容が常に一致するため、「台帳には載っているのに元データが見つからない」ことが一切起こりません。
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4.「分類項目」の入力は不要!!
    オフィスッキリでは、台帳登録の際、ログイン者の部、課、作成者といった情報をActive Directoryから引用し、自動で文書に付加します。この組織情報を利用して分類を行なうため、「大分類」「中分類」「小分類」といった、面倒な分類分けは一切不要です。組織の分割・統合にも対応しておりますので、必ず文書を探し出せます。
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5.強力なセキュリティ
    電子文書は、その文書を「誰に見せるか」を細かく設定できます。(部内のみ、課内のみ、部長以上、課長以上、編集禁止など)電子文書の閲覧権限は、Active Directoryと自動で連動するため、電子文書のセキュリティは万全です。
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6.ワンボタンでラベル印刷
    紙文書の場合は、ワンボタンで背ラベル印刷ができます。「タックシールの途中から1枚だけ印刷」「印刷していない文書の背ラベルだけまとめて印刷」といった、かゆいところに手の届く機能が特に好評です。
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7.多彩な検索
    紙文書、電子文書を問わず、様々な角度から瞬時に検索ができます。部署名変更や部署の統廃合があった場合、「昔の部署名」での検索にも対応します。電子文書の場合は、高速に全文検索が行なえます。
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(「オフィスッキリ」トップへ⇒クリック)

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動作モード
 特許を取得した「自動入力システム」により、電子文書はフォルダごとドラッグ&ドロップするだけで台帳登録!! 入力の手間はゼロです。さらにファイルサーバーへ自動でコピーされます(後述)。紙文書の場合は、数カ所入力すれば台帳登録完了!!

【オフィスッキリの動作モード比較】
モード名 サーバー機の有無 Active
Directory
の使用
FileMaker
Server
の使用
同時
アクセス
ユーザ ー数
操作性 セキュ
リティ
処理
速度
(1)通常モード × 2〜
(2)ハイセキュリティモード 2〜
※凡例:○機能あり・非常によい △機能制限あり
※1 価格例はこちら。この他に同時アクセスユーザー数分のFileMakerProクライアントが必要になります。
詳細はこちら

  機   能 通常
モード
ハイ
セキュリティ
モード
基 本 同時アクセスユーザー数 2〜 2〜
処理速度
文書ファイル、文書データの全自動入力
ファイルサーバとの自動連携
ActiveDirectoryとの自動連携 ×
文書ファイルのセキュリティ
全文検索
登 録 紙文書ファイル・文書の登録
電子文書ファイル・文書の自動登録
紙、電子のハイブリッド文書ファイル・文書の自動登録
電子文書をファイルサーバへ自動登録
保存箱の登録
保存箱の貸し出し登録
マスタデータ(部、課、ユーザ、キャビネット、倉庫)の登録
古い部署名の登録(部、課)
検 索 文書ファイル名、文書名の検索
文書内容の全文検索
文書ファイルの詳細検索(年度、公開レベル、タイプ、媒体種別、ファイル器具、台紙、保管期間、保存期間、廃棄日、法廷保存年限、備考など)
保存箱の詳細検索(年度、倉庫No、倉庫内置き場所、保存期間、廃棄日、貸し出し中の有無、備考など)
マスタデータ検索(部、課、ユーザ、キャビネット、倉庫)
古い部署名の検索(部、課)
印 刷 A4、B5、A5バインダ用背ラベル印刷
●市販A4タックシール
・20mm幅10面・20mm幅5面・40mm幅10面・40mm幅5面
●専用A3背ラベル
・47mm幅・60mm幅・96mm幅
個別フォルダ用ラベル印刷(市販A4タックシール85mm幅10面)
ファイルBOX、保存箱用ラベル印刷(市販A4タックシール99mm幅4面)
仮番号用ラベル印刷(市販A4タックシール46mm幅44面)
各種帳票印刷
・文書ファイルチェックリスト
・文書ファイル一覧
・移管指示書・個人別
・移管指示書・グループ用
・廃棄予告リスト・個人別
・廃棄予告リスト・グループ用
・保存箱貸し出し管理表
・マスタ一覧(部、課、ユーザ、キャビネット、倉庫)
Active
Directory
連携
文書ファイル作成・更新時に、ログイン者のActiveDirectory情報を自動利用 ×
文書ファイル作成・更新・削除時に、ファイルサーバのアクセス権(ACE)を自動登録・自動更新・自動削除 ×
ファイルサーバのアクセス権(ACE)と、全文検索の自動連携 ×
FileMakerのマスタ(部、課)を、ActiveDirectoryのグループとして登録・更新 ×
FileMakerのユーザを、ActiveDirectoryのユーザとして登録・更新 ×
便利
ツール
マスタデータ初期登録用Excelシート
マスタデータ初期登録用ウィザード画面
よく使う文書ファイルのグルーピング機能
法廷保存年限登録用Excelシート(主要法廷保存年限は入力済み)
キャビネットから保存箱への移動用ウィザード画面
廃棄する文書ファイルのウィザード画面
任意の位置から印刷できるタックシール印刷機能
アラート 各種入力エラーの告知
倉庫への移動時期告知
廃棄時期告知
保存箱返却日の告知
カスタマイズ 各種入力画面の修正
新しい背ラベル、タックシールデザインの追加・修正
各種帳票デザインの追加・修正
詳しくはカタログをご覧ください。

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動作環境
【サーバー機に必要なOSとソフトウェア】
対応OS Windows Server 2003 R2 Service Pack2以降
Windows Server 2008 Service Pack2以降
Windows Server 2008 R2 Service Pack1以降
対応FileMaker FileMaker Server 12以降
FileMaker Server 12 Advanced以降
その他 Windows Search4.0
※Windows Server 2008 Service Pack2以降は、
Windows Search 4.0が標準で付属するためインストール不要

【サーバー機のシステム要件】
項目 Windows Server 2008以上およびR2
CPU Core2 Duo 以上
(Dual Core CPU以上を推奨)
※Windows Server 2008 R2の場合は、
x64(64bit)対応のCPUが必須
メモリー 2GB以上
(4GB以上を推奨)
ハードディスク 500GB以上の空き容量
(1TB以上の空き容量がある RAID1、RAID5、RAID 6環境を推奨)

【クライアント機に必要なOSとソフトウェア】
対応OS Windows 7 Service Pack1以降
対応FileMaker FileMaker Pro 12以降
FileMaker Pro 12 Advanced以降
その他 Windows Search4.0
※Windows Vista Professional Service Pack2以降は、Windows Search 4.0が標準で付属するためインストール不要

【クライアント機のシステム要件】
項目 詳細
CPU Pentium 4 以上
メモリー 256MB以上
(2GB以上を推奨)
ハードディスク 200GB以上の空き容量


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